Es importante idear un evento lo más original posible. En el mundo de la publicidad y el marketing, es importante destacarse a toda costa, esto siempre implica hacer las cosas de forma diferente y que sea impactante para todos los asistentes.

Los estudios de diseño colaboran con los clientes para encontrar la mejor forma de darle un toque de innovación y originalidad a la presentación.

Hay que considerar qué tipo de proyecto vamos a realizar y cuáles son las intenciones a lograr, cada producto o marca tendrá una audiencia diferente, por lo que el proyecto debe ser creado de manera diferente.

Una vez determinado qué tipo de proyecto vamos a realizar, nos adentramos en el brainstorming para comenzar a proyectar las ideas que formarán el guión y empezar a planificar el concepto de idea del evento. Hay que elegir el lugar o localización donde vamos a realizar el evento, tenemos que determinar los asistentes que esperamos vengan al evento.

Dependiendo de la idea que tengamos que hacer, tenemos que ver qué proveedores pueden desarrollar nuestra idea y realizar una producción para encontrar a estos proveedores, ya que al ser una idea a medida, no se encuentran fácilmente.

1 Concepto creativo y dirección de arte

La idea del concepto creativo del evento nace de una sesión de brainstorming del cliente con el estudio de diseño y a partir de ahí y con todas las pautas establecidas en un briefing, y desde ahí se planifica lo que será el evento completo y su coordinación no solo para los proveedores que vamos a contratar, sino también para la unidad estratégica que vamos a necesitar entre todo lo que elaboremos, para lograr darle el sentido y obtener grandes resultados.

2 Dirección creativa o dirección de estilismo del evento

Es necesario contar con una dirección creativa para encontrar soluciones en todas las fases del proceso que compone el evento. Aquí debemos buscar los mejores en cada área y lograr que cumplan con las pautas diseñadas anteriormente para conseguir nuestro propósito. Este servicio es un valor añadido puesto que si lo tuviera que realizar el cliente, aparte de que desconoce la gestión y la profesión, podría resultar un evento muy distinto al planificado.

3 Un espacio adecuado para desarrollar el evento

Es importante la labor de una persona especializada en la producción para localizar un espacio con la capacidad para que desarrollar la idea del evento y para calcular las personas que asistirán al evento.

4 Diseño corporativo del evento

Aquí es donde empieza todo a coger forma, en esta parte es donde se desarrolla todo el material gráfico, desde el diseño de la imagen del evento, la web específica del evento y los email marketing para invitar a los asistentes, las invitaciones físicas, las tarjetas de identificación de entrada, los carteles que vamos a exponer, la presentación de la campaña que vamos a proyectar, también se definen y planifican packs de regalo que vamos a entregar y que incluiremos dentro.

5 La magia del evento o show principal

Una vez definido el show o idea del evento, nos ocupamos de encontrar profesionales que lo hagan posible. Puede ser que necesitemos de un presentador conocido y varias modelos para presentar un producto, una pasarela de moda, un montaje vídeo-mapping sobre una pantalla, grupos musicales, actores interpretando escenas…, cualquiera que sea la idea que determinemos, requerirá la contratación de personal del espectáculo.

6 Producción audiovisual

Es necesario planificar y contratar el alquiler y gestión de equipos de imagen, sonido e iluminación. Será importante contar con un equipo profesional especializado en eventos para la organización y coordinación. Serán ellos quienes determinen con nosotros la iluminación necesaria,  los altavoces, las pantallas…, aunque todo dependerá de la idea del evento y del presupuesto final.

7 Grabación audiovisual

Contaremos con un espacio Photocall para capturar a todos los asistentes del evento y además, contar con un equipo audiovisual para capturar la esencia de todo lo que ocurra en el evento con el fin de tener  material gráfico que nos permita componer un vídeo y disponer de unas imágenes para compartir en prensa y redes sociales.

8 Contratación de animación

Para mantener un evento entretenido es necesario incluir un equipo de azafatas que nos ayuden en el registro de entrada y a guiarnos por la sala. También podemos valorar contratar un grupo musical para amenizar los espacios de inicio del evento y durante el catering.

9 Catering personalizado

Es muy importante contar con un servicio de Catering profesional para desarrollar una idea culinaria a medida y un buen servicio que se ocupe de toda la gestión y que se pueda adaptarse al tipo de evento que necesitemos para cada ocasión; coffe break,  cocktails, almuerzos, showcooking  o catas.

10 Decoración del espacio o branding espacial

Cada espacio que contratemos necesitará adecuarse al evento que vamos a organizar. Para realizar un escenario tendremos que contratar los servicios de una empresa de montaje y desmontaje, y que puedan realizar diseños especiales en distintos tipos de materiales que ofrezcan soluciones a las propuesta diseñadas. Además de contar con empresas de rotulación para resolver todo tipo de expositores, Photocall, carteles, indicadores y cualquier necesidad que se requiera.

11 Contratación de seguridad

No solo debemos registrar el evento con un seguro de responsabilidad civil, aunque el espacio del evento cuente ya con su propio seguro. Somos nosotros quiénes debemos asegurarnos de que todo vaya bien. También debemos contratar personal de seguridad y un staff para garantizar que todo está en orden.